Guide de l'enseignant 

Avant d’entamer les préparatifs :

• Assurez-vous de l’accord de principe de l’établissement scolaire.
• Lancer un sondage auprès des parents. Par exemple sur le modèle suivant : 
  Seriez-vous d’accord pour que votre enfant participe à une classe de découverte, une semaine au mois de juin, sur le thème de la  mer  et  l’environnement ?  
  Si le OUI l’emporte, une réunion d’information avec les parents sera organisée.

Tout d’abord, déterminez votre sujet. Les activités et la destination en découleront. D’autres critères peuvent aider à la décision :  

• La période de séjour
• L’effectif du groupe
• Le niveau des élèves
• Le budget 

La région Occitanie vous offre un grand choix de thématiques, selon votre projet pédagogique :

• Classes sciences et technologies : géologie, littoral méditerranéen, astronomie, biodiversité, énergies solaires et renouvelables …
• Classes activités de pleine nature : activités nautiques et aquatiques, vélo, équitation, escalade, voile, kite-surf, kayak, paddle, spéléologie, course d’orientation, VTT…. 
• Classes de neige : ski, snowboard, raquettes, chiens de traîneau…
• Classes culture et histoire : préhistoire, antiquité, Moyen-Age…
• Classes arts  : littérature et écriture, arts plastiques, arts du spectacle, audiovisuel et photo …
• Classes environnement : eau, déchets, énergies, climatologie et météorologie, découverte de l‘environnement montagnard, milieux naturels, Parcs naturels régionaux, lecture de paysage …

Trouvez des idées de séjours clés en main 

Une fois la thématique du séjour choisie, recherchez votre hébergement. Des programmes et des devis personnalisés vous seront proposés par les hébergeurs.  
Pour les devis, tenez compte :  

• Du type de pension (hébergement et repas)
• Du nombre et du type d’activités
• Du transport (en bus ou en train)
• Du nombre d’animateurs de vie quotidienne.

Retrouvez les hébergements certifiés Éducation Nationale  en Occitanie

Le transport représente une part importante du budget. Envoyez sans tarder plusieurs demandes de devis auprès de sociétés de transport et rapprochez-vous de l’hébergeur pour bénéficier de son expertise.

Certaines collectivités mettent à disposition des aides aux financement des transports dans le cadre des classes découverte.
En Occitanie, la Région propose un tarif groupe sorties et voyages scolaires à 1€ en liO Train.
Pour en bénéficier, il suffit de contacter le Centre de Relation Clients SNCF au 09 70 82 32 20 (N°Cristal prix d’une communication locale) du lundi au vendredi (sauf les jours fériés) de 9h00 à 17h00.
Un chargé de clientèle local SNCF Voyageurs assurera la gestion personnalisée de votre dossier.

La présence dans l’équipe d’encadrement d’un titulaire d’un brevet de secourisme (PSE1 ou PSC1) est obligatoire.  
 Le nombre d’encadrants nécessaire pour une sortie scolaire est le suivant : 

• Maternelle : 2 encadrants / 16 élèves + 1 encadrant / tranche de 8 élèves 
• Primaire : 2 encadrants / 20 élèves + 1 encadrant / tranche de 10 élèves 
• Second degré : nombre d’encadrants fixé par le chef d’établissement selon l’importance du groupe, le type de séjours… 

Lorsque le projet prend forme, il peut être concrétisé grâce à des aides financières. Ainsi, n’hésitez pas à contacter :

• La Région Occitanie : la Région soutient le départ des classes découvertes via ses aides relatives aux transports liO train (tarif groupe sorties et voyages scolaires à 1€).
  Pour plus d’informations, contactez le Centre de Relation Clients SNCF au 09 70 82 32 20 (n°Cristal, prix d’une communication locale). Les conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi (sauf jours féries) de 9h à 17h). 
• Les municipalités  : faites votre demande auprès de votre commune le plus rapidement possible. Une subvention pourra être versée soit directement à l’école, soit au centre d’accueil après présentation d’une facture et d’une attestation de présence des élèves.
• Les comités d’entreprises : certains CE participent financièrement aux classes de découvertes des enfants de leurs salariés. Rappelez aux parents de se renseigner auprès de leur entreprise.
• Les chèques-Vacances : ils sont souvent acceptés par les centres pour le règlement du séjour.
• Les coopératives scolaires : pensez aux nombreuses actions possibles (vente de gâteaux, tombolas, fête de fin d’année, marchés aux puces…).
• Les associations de parents d’élèves : elles se joignent souvent au budget de vos sorties. Ne les oubliez pas dans vos démarches !
• Le mécénat privé : banques, fondation, organismes divers…  

La réunion d’information est un moment convivial pour rassurer et informer les familles et les associer au projet  : 

• Une présentation du projet : Expliquer les objectifs du départ par rapport aux apprentissages, le lieu, le type d’accueil, les conditions d’encadrement, le budget. L’organisateur peut fournir un dossier de présentation du centre. 
• Une présentation de l’hébergement avec des photos, sa situation géographique, les activités programmées, les conditions d’encadrement, les aspects pratiques et financiers …
• Prendre le temps de répondre aux questions des familles : :“Sera-t-il possible d’appeler nos enfants ? Sont-ils avec les copains dans les chambres ? Quid de l’argent de poche ? Quid des parents accompagnateurs ?”…
• Une remise de documents comprenant :
• Une fiche de renseignements à retourner.
• La liste du trousseau.
• Une autorisation de prise de vue et de diffusion de l’image d’un mineur pour “un bilan souvenir”.
• Pour éviter que leur participation financière ne soit un frein au départ des élèves, un échéancier peut être proposé aux familles ainsi qu’une liste non exhaustive d’aides (exemples : assistante sociale du secteur, Comité d’Entreprise de leur travail, le CCAS, Les Pupilles de l’Enseignement Public, Aides pour les adhérents de la MSA, MAE, CAF…) 

Pour les écoles du 1er degré, un dossier d’autorisation de départ est obligatoire . Il est téléchargeable sur les sites de :  

• L’académie de Toulouse
• L’académie de Montpellier
• Des autres académies

Renvoyez ce dossier à l’inspecteur de votre circonscription académique. Attention aux délais d’envoi avant le départ (hors vacances scolaires) : 

• Minimum 8 semaines si le séjour est hors département.
• Minimum 5 semaines si le séjour est dans le même département.

Les éléments à renseigner pour compléter un dossier d’autorisation de départ en classes découverte : 

• La demande d’autorisation de départ.
• Une fiche d’information sur le personnel encadrant.
• Le projet pédagogique.
• Le programme fourni par les structures d’accueil.
• L’autorisation des parents.
• Le budget prévisionnel.
• La fiche d’information sur les transports pendant le séjour.
• La fiche d’information sur le transport (aller-retour).
• La liste des passagers (élèves et accompagnateurs) 

Avant le départ, finalisez les préparatifs : 

• Présentation du séjour aux élèves, avec si possible des témoignages d’enfants “aguerris” pour rassurer les plus timorés et pré-travaux en lien avec le projet.
• Récolte et envoi des documents demandés par l’hébergeur : liste des élèves, accompagnateurs, horaire d’arrivée et particularités relevée sur les fiches de renseignement (régimes alimentaires, allergies, énurésie, somnambulisme…).
• Préparatifs avec les éventuels accompagnateurs : l’idéal est de faire une réunion pour définir les rôles de chacun.
• Note aux parents : pour le voyage, liste des choses à mettre dans le sac à dos (gourde, goûter, pull, rechange pour les petits, doudou, jeux…).

Mettez dans votre mallette :

• La liste des élèves avec les coordonnées des parents.
• Le journal de classe.
• Vos papiers d’identité, votre carte professionnelle. 
• Les identités et coordonnées des accompagnateurs.
• Sacs poubelles pour le trajet (déchets et mal du transport).
• Les fiches de renseignements : fiche médicale.
• Un formulaire de déclaration d’accident scolaire.
• Les coordonnées de la DSDEN, de l’autocariste et de l’hébergement.
• La malle pédagogique.